この度、委託業者の不注意、および、弊団体の管理・指導不足により、ペット防災に関するご案内をお送りする際、ご連絡先をいただいていた動物病院のメールアドレス26件について、個別にメールを送信すべきところ、ＴＯ欄に併記してしまったことで、宛先となったメールアドレスが他の受信者様に表示されたことが判明いたしました。
日頃より、個人情報の取り扱いにつきまして徹底をはかってまいりましたが、このような事態を招き、本件でメールをお受け取りになられた受信者様並びに関係各所の担当者様には多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
漏えいした個人情報に記載のありました受信者様につきましては、個別にお詫びを申し上げるとともに、下記に経緯と今後の対応をご報告させていただきます。 弊法人では、個人情報の管理は厳重に行ってまいりましたが、認識が甘かったことを深く反省し、今後このようなことを二度と起こさないよう、再発防止に努めてまいる所存です。
特定非営利活動法人 人と動物の共生センター
理事長 奥田順之
１．漏洩対象となった情報
動物病院のメールアドレス26件
尚、個人氏名・住所・電話番号・機微情報は含まれておりません。
２．情報漏洩の経緯と対応について
弊団体では、2021年6月15日～7月1日の期間に、獣医師を対象に実施したペット防災活動に関するアンケートを実施いたしました。ペット防災カレンダーについてご案内を許可いただける方について、お名前、メールアドレス、電話番号をお伺いし、27件の動物病院の先生からご回答いただきました。
27件の動物病院に、ペット防災カレンダーについての案内をお送りするために、理事長の奥田より、委託業者に対し、奥田をCCに入れ、個別にメールするように依頼しました。1件については奥田の直接の知り合いの先生だったため、奥田から個別にメールする旨を委託業者に伝えました。
7月11日の11：45に委託業者の判断により、本来個別で送るべきメールを、ＴＯ欄に26件を併記する形でメールを送信してしまいました。CCに奥田が入っていたことから、直後に情報漏洩が発覚しました。その後、当日中にメールにて謝罪と当該メールの削除依頼を行いました。
３．発生原因について
今回の事態は、直接的には委託事業者の不注意によって発生しています。適切な委託事業者を選定できなかったこと、委託事業者への管理指導が不十分であったことが、事案発生の原因と考えています。
再発防止を徹底するためには、情報管理を徹底できる委託事業者を選定し、委託事業者と弊法人が相互に確認し合いながら事業を実施できる体制づくりが必要です。これまでは、委託事業者の選定については、理事長の奥田が決定を行ってきましたが、決定のプロセスの改善が必要であると考えられます。
４．再発防止策について
今回の事態を厳粛に受け止め、発生原因を取り除き、適切な情報管理を行うために、以下の項目の徹底・改善を図り、速やかに実行してまいります。
- 今回発生した誤送信の経緯と原因等を全職員への周知
- 個人情報を扱う可能性のある委託業者選定基準の作成
- 個人情報を扱う可能性のある委託業者選定プロセスの見直しと文書化
- 現在契約中の委託事業者に対する、弊団体の個人情報保護方針の内容の確認と、個人情報管理に関する方法の確認
５．本件お問い合わせ
特定非営利活動法人 人と動物の共生センター
事務局長・個人情報保護担当責任者 鵜海敦士
電話番号 058-214-3442
メールアドレス info@tomo-iki.jp
