メール誤送信による個人情報漏洩のお詫びと原因及び再発防止について

人と動物の共生大学（旧ONELifeチャンネル）　ご登録の皆様

 

日頃から、特定非営利活動法人 人と動物の共生センターの活動に深いご理解をいただきありがとうございます。既報の通り、令和4年5月9日に弊法人のスタッフによってお客様の個人情報1件が漏洩する事態が発生いたしました。あらためて当該のお客様および関係者の皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

下記に経緯と今後の対応をご報告させていただくとともに、今後の再発防止に努めて参ります。

 

令和4年5月10日
認定特定非営利活動法人人と動物の共生センター
理事長　奥田順之

記

 

１）経緯

令和4年5月9日、弊法人が主催する子犬の無料体験レッスンへのお問い合わせのメールに返信する際に、人と動物の共生大学の配信予定のご案内専用のメーリングリスト（Googleグループ）が意図せずCcに設定され送信されてしまいました。

また、当該のメーリングリストでは、関係スタッフのメールアドレスを送信元とするメールも配信を許可する設定となっており、このような事態となりました。

 

２）個人情報にあたる漏洩した情報

お客様1名様の「氏名」「住所」」「電話番号」「メールアドレス」

 

３）発生後の対応

メールを送信した直後に、メーリングリストにご登録の会員様からのお問い合わせで発覚しました。直ちに他のスタッフへの報告、ならびにメーリングリストにご登録の皆様に誤配信のお詫びと当該メールの削除を依頼するメールをお送りしました。あわせて当該のお客様に対し、お電話にて本件のご報告と謝罪をいたしました。

 

４）今後の対応について

今回の事態を厳粛に受け止め、以下の項目の徹底・改善を図り、速やかに実行してまいります。

 

（１）今回発生した誤送信の経緯と原因等を関連業務を担当するスタッフに周知徹底します。

（２）当該のメーリングリストの設定を見直し、送信元のメールアドレスを限定し、他のメールアドレスからのメールは排除する設定にいたします（※既に対策済み）。

（３）現場の全職員に対して個人情報の取り扱いについての教育や研修等を実施し、再発防止に努めます。

 

なお、本年中に当該のメーリングリストを停止し、LINEによる情報提供に移行する予定です。

 

５）本件お問い合わせ先

特定非営利活動法人人と動物の共生センター
会員サポート担当　鈴木恵美子
電話番号 058-214-3442（9時～17時　月・火を除く）

お問い合わせはこちらからお願いいたします。

https://human-animal.jp/contact

 

以上